Die digitale Kanzlei

SWYX & DATEV für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Warum Kanzleien jetzt digitalisieren müssen

Die Wirtschaft weltweit steht vor einem radikalen Umbruch. Herkömmliche Verfahren der Entwicklung, der Produktion und der Verteilung von Gütern und Dienstleistungen werden flächendeckend durch digitale Prozesse abgelöst. Auch Steuerkanzleien werden nicht verschont. Viele Kanzleiinhaber ignorieren diesen Wandel und verpassen so den Anschluss an die Wettbewerbsfähigkeit.

Mit der innovativen IP-Telefonie Swyx und den DATEV-Lösungen stehen aufgeschlossenen Kanzleien alle Werkzeuge zur Verfügung um Ihre Unternehmung langfristig und zukunftssicher in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Mandanten aufzustellen.

“Viele Kanzleiinhaber ignorieren den Wandel der Digitalisierung und verlieren so den Anschluss an die Wettbewerbsfähigkeit. Wer jetzt den Anschluss verpasst, der wird in wenigen Jahren keine Chance mehr haben.”

– Führung Team IT Systemhaus

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Doch warum gerade jetzt?

Nicht wenige fragen sich, weshalb gerade jetzt die Digitalisierung so einen hohen Stellenwert einnimmt. Computer gibt es schon seit Jahrzehnten – auch in der Steuerkanzlei. Aber bisher waren Computer nur Hilfsmittel in einem überwiegend analogen Prozess. Zukünftig werden Computer zu autonom handelnden Einheiten. Bei bestimmten Vorgängen wird ein Eingriff des Menschen nur noch partiell notwendig sein. Insbesondere Prozesse, die sich leicht in Algorithmen formen lassen – wie z. B. Buchführung und Erstellen von Steuererklärungen – werden automatisiert.

Fortschritt oder Rückschritt?

Ursache ist der massive Fortschritt in der Computertechnologie. Sie werden immer leistungsfähiger. Nach dem Moore´schen Gesetz verdoppelt sich die Leistungsfähigkeit von Computern etwa alle 18 Monate. Die Gültigkeit des Gesetzes wurde in den letzten 50 Jahren stets bestätigt.

Die Folgen der Digitalisierung werden nicht über Nacht zu spüren sein, sondern sich allmählich entwickeln. Kanzleiinhaber, die sich dieser Entwicklung anschließen, verschaffen sich einen Vorsprung im härter werdenden Wettbewerb.

Erreichbarkeit gewährleisten

Nicht nur die Digitalisierung von Prozessen, Dateien und Dokumenten spielt eine Rolle. Auch die interne und externe Kommunikation verändert sich. In einer digitaleren Welt stellen nicht nur Mandanten die Anforderung an persönliche Termine durch Webmeetings und Erreichbarkeiten auch außerhalb der eigentlichen Geschäftszeit. Mitarbeiter wünschen sich unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät ihren Arbeitsplatz zu nutzen. Auch die Erreichbarkeit auf Smartphones, Tablets und dem Laptop im Home Office sind von zentraler Bedeutung für den modernen Arbeitsplatz. 

Ein Beispiel: Heute geführte Gespräche mit Mandanten werden nicht nur entgegengenommen sondern auch in Inhalt sowie Umfang dokumentiert und in der Mandantenakte hinterlegt. Nach geführtem Gespräch wird die Dauer des Gesprächs vermerkt, notiert und ins System eingepflegt. Rückrufe für Mandanten auszurichten sowie die dazugehörigen Rufnummern zu übermitteln kostet die Mitarbeiter im Alltag viel Zeit. 

Team IT Systemhaus ist bekannt aus

30% Einsparpotenzial

Die Folgen der Digitalisierung werden nicht über Nacht zu spüren sein, sondern sich allmählich entwickeln. Kanzleiinhaber, die sich dieser Entwicklung anschließen, verschaffen sich einen Vorsprung im härter werdenden Wettbewerb. Bereits heute gibt es zahlreiche Gelegenheiten, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Innovative Kanzleien haben längst die Chancen erkannt und diese zu Produktivitätsvorteilen umgesetzt. 30% Einsparpotenzial ist nicht zu hoch gegriffen.

Was ist jetzt zu tun?

Neben all den Möglichkeiten die digitale Kanzlei abzubilden bieten sich weitere Möglichkeiten Ihre Kommunikation mithilfe von Swyx auf das Level zu bringen, das Ihre Kanzlei für heutige & zukünftige Anforderungen rüstet:

Ihr Titel

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Einheitliche Erreichbarkeit überall

Einheitliche Erreichbarkeit in der Kanzlei sowie im Home Office & auf dem Smartphone via App → mithilfe des One-Number Konzepts haben Sie Ihre Kanzlei-Rufnummer in voller Funktionalität bei eingehenden sowie ausgehenden Gesprächen immer dabei

Vollständig DATEV- & SWYX-kompatibel

Vollständig kompatibel mit allen bekannten DATEV Lösungen, egal ob im ASP oder im lokalen Umfeld → Kontaktdaten von Mandanten sowie Gesprächsdaten & Gesprächsdauer können nahtlos zwischen Swyx & DATEV synchronisiert und ausgetauscht werden. Das spart Zeit für Ihre Mitarbeiter und optimiert den Service für Ihre Mandanten.

Schnelle und einfache Einrichtung

Kinderleichte Konfiguration → Weiterleitungen, Anrufbeantworter und viele weitere Funktionen können Sie bequem und einfach in der Software oder Ihrem Smartphone anpassen

Mandanten-Schnelldurchwahl per Knopfdruck

Schnelle und einfache Wahl der Mandantenrufnummern per Knopfdruck über die DATEV Oberfläche → Nie wieder Rufnummern tippen! Das spart viel Zeit im Alltag!

Ihr Büro ist jetzt da, wo Sie sind

Nahtlose Vernetzung aus Büro & Home Office → Erreichbarkeiten & Verfügbarkeiten der Mitarbeiter einsehen, Durchstellen von Rufen ins Home Office und schnelles Ausrichten von Rückrufen mit den dazugehörigen Anrufdaten. Alles bequem per SwyxIT Software und kompatiblem Headset.

Sorglose Konferenzen intern sowie extern

Bringen Sie zusammen wer zusammen gehört → Konferenzen aus Mitarbeitern & Mandanten intern, extern oder beidem bequem über die Software einleiten und verwalten.

Transparente und flexible Abrechnung

Zahlen Sie nur das was Sie nutzen! → durch das nutzungsorientierte Abrechnungsmodell zahlen Sie nur das was Sie auch tatsächlich an Funktionen & Benutzern benötigen.

Immer alles auf dem neuesten Stand

Maximaler Service für Ihre Kanzlei und stets auf aktuellem Stand der Technik → Inbetriebnahme, Wartung, Pflege & Updates der Swyx werden von uns für Sie übernommen.

Etablierte und innovative Technologie

Etablierte & innovative Technologie → Swyx ist vollständig VoIP basiert und kann sowohl SIP- als auch ISDN-Anschlüsse seitens Ihres Telekommunikationsproviders verarbeiten.

  • Einheitliche Erreichbarkeit in der Kanzlei sowie im Home Office & auf dem Smartphone via App → mithilfe des One-Number Konzepts haben Sie Ihre Kanzlei-Rufnummer in voller Funktionalität bei eingehenden sowie ausgehenden Gesprächen immer dabei
  • Vollständig kompatibel mit allen bekannten DATEV Lösungen, egal ob im ASP oder im lokalen Umfeld → Kontaktdaten von Mandanten sowie Gesprächsdaten & Gesprächsdauer können nahtlos zwischen Swyx & DATEV synchronisiert und ausgetauscht werden. Das spart Zeit für Ihre Mitarbeiter und optimiert den Service für Ihre Mandanten.
  • kinderleichte Konfiguration → Weiterleitungen, Anrufbeantworter und viele weitere Funktionen können Sie bequem und einfach in der Software oder Ihrem Smartphone anpassen
  • schnelle und einfache Wahl der Mandantenrufnummern per Knopfdruck über die DATEV Oberfläche → Nie wieder Rufnummern tippen! Das spart viel Zeit im Alltag!
  • nahtlose Vernetzung aus Büro & Home Office → Erreichbarkeiten & Verfügbarkeiten der Mitarbeiter einsehen, Durchstellen von Rufen ins Home Office und schnelles Ausrichten von Rückrufen mit den dazugehörigen Anrufdaten. Alles bequem per SwyxIT Software und kompatiblem Headset.
  • Bringen Sie zusammen wer zusammen gehört → Konferenzen aus Mitarbeitern & Mandanten intern, extern oder beidem bequem über die Software einleiten und verwalten.
  • Zahlen Sie nur das was Sie nutzen! → durch das nutzungsorientierte Abrechnungsmodell zahlen Sie nur das was Sie auch tatsächlich an Funktionen & Benutzern benötigen.
  • Maximaler Service für Ihre Kanzlei und stets auf aktuellem Stand der Technik → Inbetriebnahme, Wartung, Pflege & Updates der Swyx werden von uns für Sie übernommen.
  • etablierte & innovative Technologie → Swyx ist vollständig VoIP basiert und kann sowohl SIP- als auch ISDN-Anschlüsse seitens Ihres Telekommunikationsproviders verarbeiten.
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30% Produktivitätsgewinn mit der Digitalisierung & Swyx

Wie kann es zu diesem unglaublichen Gewinn an Effizienz und Produktivität kommen?

Problem des heutigen Stands der Nutzung digitaler Technik ist der vielfache Medienbruch: digital erzeugte Dokumente werden gedruckt, versendet, beim Empfänger geöffnet, manuell erfasst, ggf. wieder eingescannt und/oder umständlich in Papierarchive abgelegt.

In einer Kanzlei mit etwa zehn Mitarbeitern gehen zwei Mitarbeiterjahre für Drucken und Kopieren verloren. Hinzu kommt das Scannen von Unterlagen, das nur deshalb notwendig ist, weil die ursprünglich digitalen Dokumente gedruckt wurden.

Gleiches gilt für die Telefonie: Nahezu ein Mitarbeiterjahr geht durch das analoge Aufschreiben und die anschließende Weitergabe von Anrufinformationen, dem vergeblichen Anruf beim scheinbar verfügbaren Kollegen und dem Tippen von Rufnummern verloren.

Swyx Anwenderbericht

Swyx unterstützt gemeinsam mit Team-IT die Steuerberatungsgesellschaft Küpper & Kollegen bei der Herausforderung, neue Mitarbeiter und neue Standorte deutschlandweit schnell und mit geringem Aufwand zu integrieren.

Die 5 Hemmfaktoren auf dem Weg zur digitalen Kanzlei

Fragt man Kanzleiinhaber, warum sie die Digitalisierung nicht stärker vorantreiben, gibt es häufig die Antwort „ich würde ja gern, aber …“ Danach sind die Hinderungsgründe bei den unwilligen Mandanten, den skeptischen Mitarbeitern, der unzulänglichen Technik und Sicherheit, den vermeintlich hohen Kosten und der mangelnden Zeit zu suchen.

Ihr Titel

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1. Faktor: Meine Mandanten wollen nicht

Sicherlich gibt es Mandanten, die mit Technik nicht viel zu tun haben wollen und vielleicht sogar gerade deshalb einen Steuerberater suchen, dem sie alles unstrukturiert anvertrauen können. Aber ist das die Mehrheit? Sind diese Mandanten auch noch in 5 Jahren auf dem Markt?

Umgekehrt beklagen sich viele junge und junggebliebene, modern aufgestellte Unternehmer, dass die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater recht altbacken verläuft. Digitale Belege, die aus strukturierten Datenbanken stammen, müssen ausgedruckt werden, anstatt die Datensätze gleich elektronisch zu übermitteln. Häufig arbeiten Mandanten mit elektronischen Warenwirtschaftssystemen, Handwerkerprogrammen oder Online-Shopsystemen. Die darin erstellten Rechnungen müssten gar nicht mehr erfasst werden.

Mandanten suchen sich immer häufiger Partner, die auf einem ähnlich digitalen Stand sind um Kommunikation & Abwicklung zu vereinfachen. Finden Sie sich hier wieder?

2. Faktor: Meine Mitarbeiter wollen nicht

Mit der Digitalisierung ändern sich gewohnte Abläufe. Nicht alle Mitarbeiter zeigen Begeisterung, wenn sie ihre eingeübten Tätigkeiten aufgeben und neue erlernen müssen. Kommt noch die Angst hinzu, den Arbeitsplatz verlieren zu können, sinkt die Mitmach-Bereitschaft auf ein Minimum. Daher ist die Befürchtung, Mitarbeiter könnten ein Umstellungsprojekt ausbremsen, alles andere als unbegründet.

Aber es gibt auch andere. Nicht wenige Mitarbeiter fürchten, dass sie den Anschluss verlieren, dass andere Arbeitgeber viel moderner und effizienter sind. Ihren selbstverständlichen Umgang mit Internet und Smartphone erleben sie so ganz anders als ihre täglichen Arbeitsabläufe.

Ein Veränderungsprojekt erfordert auf die Ängste einzugehen, Unterstützung zu leisten, Sicherheit zu vermitteln.

Sicher, es wartet ein Produktivitätsgewinn von 30 %! Doch heißt dies, dass in dieser Höhe Beschäftigungsvolumen abgebaut werden muss?, Es gibt so viele Leistungen, die Sie Ihren Mandanten anbieten könnten. Wenn Sie doch nur die Zeit hätten und die Mitarbeiter…

3. Faktor: Die Sicherheit ist nicht gewährleistet

Dies ist das Lieblingsargument aller Innovationsmüden. Dahinter lässt es sich gut verstecken, tauchen doch täglich neue Horrormeldungen über Datenklau und Datenmissbrauch auf.

Dabei gibt es einfache und kostengünstige Sicherungsmaßnahmen. Hochwertige Schlösser in unseren Häusern und Wohnungen sind selbstverständlich. Das Auto würden wir nicht einmal geöffnet lassen, um Brötchen zu kaufen. Wer seine Online-Sicherheit mit der gleichen Inbrunst pflegt, wird keine Probleme mit Datendieben bekommen.

Insbesondere hier bietet SwyxWare, bereitgestellt aus einem deutschen Rechenzentrum, maximale Sicherheit für Ihre Unternehmenskommunikation. TÜV Rheinland sowie ISO 9001 & ISO 27001 bestätigen die Sicherheit unserer Lösung zusätzlich für Sie.

4. Faktor: Die Umstellung ist zu teuer

Ein Irrglaube: Immer muss ein Berg bewältigt werden, bevor die lange Abfahrt ins Tal beginnt. Natürlich stehen hinter der Digitalisierung der Kommunikation auch Investitionen. Der Weg in und mit der neuen Kommunikationslösungen ist dank cloudbasierter Systeme tatsächlich nahezu nahtlos. Vieles ist längst installiert und betriebsbereit und wird nach wirklichem Bedarf monatlich abgerechnet. Mehrkosten stehen Einsparungen gegenüber. Schnellere Kommunikation, Zeitersparnis für die Mitarbeiter, verbesserte Erreichbarkeit für Mandanten. Mit den richtigen Partnern wartet die lange Abfahrt bereits…

5. Faktor: Ich habe keine Zeit

Es gibt die alte Geschichte von einem Wanderer, der auf einen Holzfäller traf. Der Wanderer wunderte sich, warum der Holzfäller mit einem stumpfen Beil auf den Baum eindrosch, ohne dass sich die Kerbe nennenswert vergrößerte. “Warum schleifst Du Dein Beil nicht”, fragte der Wanderer den Holzfäller. “Keine Zeit”, antwortete dieser, “ich muss unbedingt diesen Baum fällen.”

Die technischen Möglichkeiten, die vor Ihren Füßen liegen, bieten ein riesiges Potenzial, ihre Werkzeuge zu schärfen und die Aufgaben anschließend wesentlich effizienter erledigen zu können. Keine Zeit zu haben ist daher tatsächlich ein Hemmfaktor für die Digitalisierung der Kanzlei. Wer zu lange zögert, wird in Zukunft vielleicht genug Zeit haben, aber keine Mandanten mehr.

Fazit

Die Digitalisierungswelle ist nicht mehr aufzuhalten. Sie wird alle Branchen erfassen, insbesondere auch Steuerkanzleien. Wer den Zug verpasst, wird es in Zukunft schwer haben, ausreichend Mandanten auskömmlich betreuen zu können.

Also wechseln Sie jetzt auf die Überholspur und vereinbaren ein kostenfreies Beratungsgespräch bei unseren Experten um Ihre Kommunikation auf die nächste Stufe zu heben!

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Das Team-IT Systemhaus ist Ihr kompetenter Partner an der Seite in allen Fragen der IT und bei der Entwicklung zielführender Strategien, die Ihr Unternehmen fit für den digitalen Wandel machen.

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